Cara Mudah Membuat Kop Surat Otomatis

Seringkali kita dihadapkan pada tugas-tugas yang menuntut kita untuk ekstra cepat dalam penyelesaian pekerjaan. Termasuk di dalamnya dalam penggunaan sebuah media teknologi. Jika kamu seorang karyawan atau mungkin di kantor memiliki job desk sebagai seorang petugas administrasi atau juga kebetulan mendapatkan tugas untuk menjalankan sebuah proses administrasi persuratan, tutorialan punya salah satu tips untuk mempermudah penyelesaian pekerjaan persuratan. Tipsnya adalah dengan membuat kop surat secara otomatis. Otomatis? Iya, kalian tidak salah baca kok, tutorialan bakal sharing tentang cara membuat kop surat otomatis melalui microsoft word.

Penggunaan Ms. Word

Kenapa microsoft word? Karena program Ms. Word saat ini menjadi program pengolah kata yang paling sering digunakan di Indonesia. Hampir seluruh pekerjaan pengolahan kata baik di komputer maupun laptop bahkan android menggunakan program ini, di tambah juga fiturnya yang sangat banyak dan variasi dengan tampilan menu yang cukup interaktif. ada pembahasan ini, kita akan menggunakan fasilitas pada menu insert.

Pentingnya Kop Surat

Sebelum melanjutkan ke proses pembuatan kop otomatis, kita perlu mengetahui dulu bahwa kop surat merupakan bagian pokok dari sebuah surat dinas yang menerangkan tentang instansi pembuat surat, dengan adanya kop surat maka surat bersifat lebih resmi dan legal, penerima surat pun dapat dengan mudah mengenali asal-usul surat yang di kirim kepadanya. Sebuah kop surat biasanya berisikan nama perusahaan yang di cetak tebal, logo, alamat lengkap, nomor telepon, email, sampai laman website. Peletakan logo biasanya berada di samping kiri tulisan perusahaan. Namun, ketentuan kop surat ini dapat pula berbeda-beda di setiap perusahaan, bergantung pada SOP ADK (Standar Operasional Prosedur Administrasi dan Keuangan) yang mereka sepakati bersama sebagai acuan sistem tata naskah perusahaan.

Manfaat

Pembuatan kop surat secara otomatis sangat berguna untuk instansi atau perusahaan yang biasa membuat surat dengan cepat dengan variasi isi dan bentuk surat. Kita akan membuat kop surat melalui fasilitas block building. Banyak yang belum mengetahui fasilitas ini, padahal manfaatnya sangat besar karena mampu membuat pekerjaan kita dengan program pengolah kata ini menjadi lebih cepat.

Tutorial Pembuatan Kop Surat Otomatis

Kita mulai saja, untuk membuat kop surat otomatis, langkah pertama terlebih dahulu tentukan format kop surat perusahaan kalian. Berikut merupakan contoh kop surat yang sudah ditentukan:

Kop surat otomatis

Dalam kop di atas, jelas terdapat info perusahaan yang bersangkutan yang meliputi nama perusahaan, logo, sampai laman website.

Langkah kedua, silakan block seluruh kop surat yang telah di buat.

Kop surat otomatis dengan ms word

Pada proses ini, pastikan semua kop surat sudah ter block, termasuk logo dan garis bawah, jangan sampai ada yang tertinggal karena akan merusak logo otomatis yang sudah kita buat nantinya.

Langkah ketiga, klik menu insert.

Kop surat otomatis

Kemudian cari dan pilih Quick Parts, lalu klik Save Selection to Quick Part Gallery.

Kop surat otomatis dengan block building

Setelah kita klik Save Selection to Quick Part Gallery, maka akan muncul dialog box Create New Building Block sebagai berikut:

Kop surat otomatis dengan block building

Kita bisa menyesuaikan nama, kategori, dan sebagainya. Saya biasanya merekomendasikan cuku merubah namanya saja. Misalkan kop surat utama perusahaan, silakan disesuaikan, hal ini akan berbeda jika kita membuat kop surat lagi untuk sebuah kepanitiaan acara besar event organizer, silakan disesuaikan dengan nama yang kita kehendaki. Klik OK.

Proses pembuatan kop surat otomatis sudah selesai, kita bisa mengujinya dengan membuat lembar kerja baru (CTRL+N). Cara menggunakan kop surat yang telah kita buat tadi adalah dengan memilih menu Insert, Quick Parts, lalu pilih kop surat yang sudah kita buat tadi. Kita bisa melihat kop surat yang sudah di buat dengan melihat langsung pada tampilan galeri quick parts.

Kop surat otomatis

Silakan klik, dan hasilnya akan terlihat sebagai kop surat otomatis yang telah kita buat tadi.

Kop surat otomatis, kos surat resmi

Hasilnya terlihat bagus, dan otomatis langsung muncul kop surat utuh. Fitur ini juga memungkinkan kita tetap bisa mengedit kop surat yang telah muncul dengan penyesuaian yang kita mau. Selamat mencoba, semoga bermanfaat.

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of